Umowa najmu mieszkania: jak sporządzić?

Zawarcie umowy jest kluczową częścią każdej transakcji nieruchomościowej. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę wszystkie szczegóły i prawidłowo sporządzić dokument. W przeciwnym razie transakcja może stać się nieważna i doprowadzić do konfliktów między stronami.

Jak sporządzić umowę najmu mieszkania?

Umowa najmu mieszkania stanowi gwarancję zarówno dla wynajmującego jak i najemcy na  poziomie prawnym. Pozwoli ona zapobiec u obu stron przed stratami finansowymi i moralnymi, takimi jak uszkodzenia nieruchomości i kumulacja długów na rachunkach za media, a także gwałtowny wzrost kosztów najmu i przymusowa eksmisja bez uzasadnionej przyczyny.

Mimo, iż umowa najmu jest dokumentem prawnym, łatwo jest przygotować ją samodzielnie. Standardowo powinna ona zawierać następujące klauzule:

1. Strony umowy. Nazwa i dane osobowe wynajmującego i najemcy (imię, nazwisko, adres zameldowania, seria i numer dokumentu tożsamości).
2. Przedmiot najmu. Opis nieruchomości przeznaczonej do wynajęcia (adres ze wskazaniem miejscowości, ulicy, numeru domu i mieszkania, liczby pokoi, wyposażenia mieszkania).
3. Deklaracja właściciela. Wynajmujący musi dołączyć zaświadczenie stwierdzające, że jest właścicielem lokalu, który ma być wynajęty.
4. Prawa i obowiązki stron.
5. Wysokość czynszu, rachunków za media i terminy płatności.
6. Wysokość kaucji zabezpieczającej lub zastawu. Dla właściciela mieszkania zastaw jest gwarancją, że najemca wywiąże się ze wszystkich swoich zobowiązań wynikających z umowy i zabezpieczeniem przed niespodziewanymi konsekwencjami w postaci zniszczonego mienia czy niespodziewanej wyprowadzki lokatora.
7. Okres obowiązywania umowy. Jeśli umowa jest zawarta na czas określony, należy podać pierwszy i ostatni dzień obowiązywania umowy.
8. Okres ostrzeżenia. W przypadku eksmisji najemcy z mieszkania, wynajmujący musi powiadomić go o tym z wyprzedzeniem. Podany w umowie okres wypowiedzenia nie może zostać naruszony na mocy ustawy o ochronie praw lokatorów.
9. Warunki rozwiązania umowy.
10. Data i miejsce zawarcia umowy.
11. Podpisy stron.

Każda umowa najmu mieszkania musi być uzupełniona o protokół zdawczo-odbiorczy, który określa stan lokalu oraz odczyty liczników ogrzewania, gazu, wody i energii elektrycznej.

W zależności od życzenia stron, lista ta może zostać uzupełniona. Przykładowo, wynajmujący może zawrzeć w umowie warunki wypłaty odszkodowania przez najemcę za szkody, szczegóły dotyczące dodatkowych kosztów ponoszonych przez najemcę w związku z naprawą lub zakupem nowego sprzętu itp.

Ważne jest również, aby przy zawieraniu umowy najmu zwrócić uwagę na następujące szczegóły (czytaj więcej w artykule "Na co zwrócić uwagę przy wynajmie mieszkania"):

• Wyposażenie mieszkania. Najemca musi upewnić się, że określone w umowie sprzęty i meble rzeczywiście znajdują się w mieszkaniu. Jeśli przestrzeń mieszkalna nie spełnia podanych kryteriów, najemca ma prawo żądać uzupełnienia brakującego wyposażenia lub wypowiedzieć umowę.
• Płatności komunalne. Płatności za usługi komunalne mogą być dokonywane na dwa sposoby: poprzez przekazanie ustalonej kwoty wynajmującemu przez najemcę lub poprzez samodzielne opłacanie usług przez najemcę z wykorzystaniem rachunków dostarczonych przez wynajmującego.
• Obecność pomieszczeń dodatkowych. Najemca powinien sprawdzić, czy w umowie zapisane jest prawo do korzystania z dodatkowych pomieszczeń, takich jak piwnica czy schowek.
• Wypowiedzenie umowy. Wynajmujący ma prawo zastrzec w umowie warunki, na jakich umowa może zostać rozwiązana przed upływem terminu najmu. Powodem rozwiązania umowy może być: niewłaściwe użytkowanie lokalu; uszkodzenie lokalu i urządzeń; niegodne zachowanie powodujące dyskomfort innych lokatorów w budynku; uszkodzenie urządzeń wspólnych dla lokatorów w budynku. Przed rozwiązaniem umowy i eksmisją najemcy, wynajmujący musi wręczyć mu pisemne wypowiedzenie.

Podpisana przez obie strony umowa najmu jest rejestrowana w urzędzie skarbowym za pomocą pisemnego zawiadomienia. Rejestracja jest bezpłatna i nie wymaga dodatkowych odpisów podatkowych.

Jakie są rodzaje umów najmu?

Rynek nieruchomości oferuje kilka rodzajów umów, które pozwalają najemcy i wynajmującemu zawrzeć umowę i uwzględnić wszystkie życzenia. Istnieją 3 rodzaje umów najmu:

• Cywilnoprawna
• Jednorazowa
• Instytucjonalna

Każda umowa jest regulowana przez Kodeks Cywilny i Ustawę o ochronie praw lokatorów i zawiera podstawowe warunki zawarcia umowy: prawa i obowiązki wynajmującego i najemcy. 

Istnieją jednak istotne różnice między umowami, na które należy zwrócić uwagę przed ich zawarciem. Dotyczą one długości najmu, powierzchni wynajmowanego lokalu, warunków rozwiązania umowy oraz osób, które zawierają porozumienie. Którą więc umowę najlepiej wybrać przy najmie mieszkania?

Cywilnoprawna umowa najmu 

Umowa cywilnoprawna nazywana jest również umową zwyczajową lub "tradycyjną", ponieważ jest stosowana od wielu lat. Jest ona dość prosta do sporządzenia i nie wymaga potwierdzenia pisemnego ani notarialnego. 

Najważniejsze cechy zwykłej umowy najmu:

• Wynajmującym i najemcą może być osoba fizyczna lub osoba prawna.
• Termin zawarcia umowy: na czas określony lub bezterminowo.
• Maksymalna kwota zastawu: nie może przekroczyć kwoty miesięcznej płatności o ponad 12 razy.
• Przymusowa eksmisja: możliwa tylko przy zapewnieniu mieszkania socjalnego.
• Zmiana wysokości czynszu: nie jest możliwa jednostronnie przed upływem terminu obowiązywania umowy.

Dwa ostatnie punkty to główna różnica między cywilnoprawną umową najmu a innymi rodzajami najmu. Zapewniają one najemcy wszechstronną ochronę: nie można go eksmitować bez uzasadnionej przyczyny, jeśli nie jest właścicielem własnego mieszkania. Nie musi się on również obawiać nagłych lub systematycznych podwyżek czynszu.

Cywilnoprawna umowa najmu jest korzystna dla najemcy, ale jest znacznie mniej popularna wśród wynajmujących, zwłaszcza jeśli chodzi o wynajem obcokrajowcom.

Umowa najmu okazjonalnego

Wynajmujący co raz częściej sięgają po umowę najmu okazjonalnego. Jej zasadnicza różnica w stosunku do umowy cywilnoprawnej polega na tym, że wynajmujący musi określić miejsce zamieszkania, do którego najemca może się przenieść w przypadku zerwania umowy. Oprócz adresu rezerwowego do umowy należy dołączyć:

• Wniosek najemcy, według którego ma być eksmitowany w terminie określonym przez wynajmującego;
• Wniosek  właściciela rezerwowego mieszkania, że wyraża zgodę na przyjęcie najemcy pod swój dach.

Taka umowa musi zostać sporządzona w formie pisemnej i notarialnej. O zawarciu umowy najmu okazjonalnego należy powiadomić urząd skarbowy w ciągu 14 dni od podpisania umowy, pod rygorem nieważności jej warunków. Ponadto ten rodzaj umowy ma swoją specyfikę.

 Najważniejsze cechy najmu okazjonalnego:

• Wynajmującym może zostać jedynie osoba prawna, a najemcą osoba fizyczna. Podnajem w ramach takiej umowy jest niedopuszczalny.
• Czas trwania: ograniczony, maksymalnie do 10 lat.
• Maksymalna kwota zastawu: nie może przekroczyć wysokości miesięcznej opłaty o więcej niż 6 razy.
• Przymusowa eksmisja: w przypadku naruszenia zasad umowy, najemca ma obowiązek opuścić mieszkanie na żądanie wynajmującego i przenieść się pod wskazany w umowie adres rezerwowy.
• Zmiana ceny najmu: Cena może ulec zmianie na zasadach określonych w umowie.

Umowy najmu okazjonalnego są więc bardzo korzystne dla wynajmujących, jednak najemcy nie powinni się obawiać, że będą musieli płacić więcej lub że zostaną wyeksmitowani na ulicę. Przed podpisaniem takiej umowy należy upewnić się, że wynajmujący jest wiarygodny.

Umowa najmu instytucjonalnego

Umowa najmu instytucjonalnego to forma porozumienia okazjonalnego, w którym w roli najemców mogą występować osoby prawne. Podobnie jak dwa poprzednie typy, umowa ta ma swoje charakterystyczne cechy.

Najważniejsze cechy umowy najmu instytucjonalnego:

• Wynajmującym może być przedsiębiorca, który wykorzystuje pomieszczenie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. W roli najemców mogą występować zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne. Podnajem jest w tym przypadku dozwolony.
• Czas trwania jest ograniczony, ale prawo nie określa obowiązkowego terminu. Umowa może być zawarta na 10 lub 100 lat.
• Przymusowa eksmisja jest możliwa, ale bez zapewnienia rezerwowego mieszkania w przypadku rozwiązania umowy.
• Zmiana ceny najmu: Cena może ulec zmianie na zasadach określonych w umowie.

Podobnie jak w przypadku z najmem okazjonalnym, umowa najmu instytucjonalnego ma wyłącznie formę pisemną i wymaga notarialnego potwierdzenia. Koszty opłat notarialnych ponosi zazwyczaj właściciel nieruchomości. 

Jak mogę rozwiązać umowę najmu?

Procedura rozwiązania umowy jest bardzo podobna do procedury zawarcia umowy i musi być dokonana w formie pisemnej. Dokument musi zawierać następujące informacje:

1. Data i miejsce sporządzenia.
2. Informacja o stronie wypowiadającej umowę.
3. Informacja o stronie, od której rozwiązuje się umowę.
4. Podstawy rozwiązania umowy, wskazujące na artykuł Kodeksu Cywilnego.
5. Opis przedmiotu najmu (adres mieszkania).
6. Data rozwiązania umowy.
7. Podpis strony wypowiadającej umowę.

Jeśli obie strony zgadzają się na rozwiązanie umowy, proces ten jest dość prosty. Jeśli jedna ze stron się nie zgadza, konflikt może zostać rozwiązany w sądzie.

Można więc śmiało powiedzieć, że umowa najmu  mieszkania jest gwarancją, że Twoja nieruchomość i prawo do zakwaterowania w wynajętym mieszkaniu nie zostaną naruszone.